BYLAWS RAZEM UTAH

15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 1 -
Razem – Polish Association of Utah
Bylaws
Article I - Name
The name of the corporation is Razem – Polish Association of Utah.
Article II - Mission
Razem – Polish Association of Utah is dedicated to promoting and popularizing the culture, heritage, and history of Poland for the benefit of Poles and Polish-Americans in Utah.
Article III – Nonprofit Purposes
Section 1. IRC Section 501(c)(3) Purposes
This corporation is organized exclusively for one or more of the purposes as specified in Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code, including, for such purposes, the making of distributions to organizations that qualify as exempt organizations under Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code.
Section 2. Specific Objectives and Purposes
The specific objectives and purposes, but not limited to, for which the corporation has been formed shall be:
a. To encourage and promote the use of the Polish language among children by providing educational activities conducted in Polish for youth of Polish descent;
b. To establish and maintain a library of Polish literature and other media to foster an understanding of Polish culture;
c. To provide aid to beleaguered persons, both within our organization and in our community, especially those from Poland or of Polish descent;
d. To promote Polish heritage and culture within Utah by sponsoring and participating in multi-cultural, civic, and charitable events.
- 2 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
Article IV – Board of Directors
Section 1. Number
The organization shall have seven directors: a president and six board members. Collectively they shall be known as the Board of Directors.
Section 2. Qualifications
Any voting member of the organization is eligible to serve on the Board after being a member of the organization for one full year.
Section 3. Powers
Subject to the provisions of the laws of Utah and any limitations in the Articles of Incorporation and these Bylaws relating to action required or permitted to be taken or approved by the members of this corporation, the activities and affairs of this corporation shall be conducted and all corporate powers shall be exercised by or under the direction of the Board of Directors.
Section 4. Duties
It shall be the duty of the directors to:
a. Perform any and all duties imposed on them collectively or individually by law, by the Articles of Incorporation, or by these Bylaws;
b. Appoint and remove, employ and discharge, and, except as otherwise provided in these Bylaws, prescribe the duties and fix the compensation, if any, of all agents and employees of the corporation;
c. Supervise all officers, agents, and employees of the corporation to assure that their duties are performed properly;
d. Meet at such times and places as required by these Bylaws;
e. Register their addresses with the Secretary of the corporation, and notices of meetings mailed or given to them at such addresses shall be valid notices thereof.
Section 5. Term of Office
The terms of office for all directors shall coincide with the fiscal year of the organization: June 1 through May 31.
Each director shall hold office for a period of two years and until his or her successor is elected and qualifies.
No director may serve on the Board for more than two consecutive terms.
The President of the organization shall be elected separately from the remainder of the directors.
The terms of office of the remaining directors shall be staggered, with elections for half of the directors held each year, to ensure continuity of leadership of the organization.
15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 3 -
Section 6. Compensation
Directors shall serve without compensation, but they shall be allowed reasonable advancement or reimbursement of expenses incurred in the performance of their duties.
Section 7. Regular Meetings
Regular meetings of Directors shall be held monthly on a day and time designated by resolution of the Board of Directors.
Meetings shall be held at a place designated by resolution of the Board of Directors.
Meeting agenda shall be published by the President and distributed in advance of the meeting to the directors and the general membership. The agenda shall include: old business, new business, special items, and reports of committees.
Regular meetings shall be open to all members. Participation in board’s discussions by members other than directors, however, shall be at the invitation or permission of the presiding officer.
Section 8. Special Meetings
Special meetings of the Board of Directors may be called by the President, the Vice-President, or by any two directors. Such meetings shall be held at the place designated by the person or persons calling the special meeting.
Special meetings can be for directors only, or can be open to all members, at the discretion of the person or persons calling the special meeting.
Agenda for the special meeting shall be announced or published and distributed to the directors, and if appropriate, to the general membership. Only matters for which the special meeting was called shall be discussed at the meeting.
Section 9. Notice of Meetings
Unless otherwise provided by the Articles of Incorporation, these Bylaws, or provisions of law, the following provisions shall govern the giving of notice for meetings of the board of directors:
a. No notice need be given of any regular meeting of the board of directors.
b. Special meetings require at least one week prior notice given by the Secretary to each director. Such notice may be oral or written, may be given personally, by first class mail, by telephone, or by facsimile machine, and shall state the place, date and time of the meeting and the matters proposed to be acted upon at the meeting.
Directors should make every effort to attend all meetings. A director who is unable to attend a meeting must notify either the President or Secretary. If any director fails to attend regularly without excuse, or fails to carry out his or her duties, the Executive Committee will contact them to determine whether they intend to participate actively and if necessary, to remove from the board.
- 4 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
Section 10. Quorum for Meetings
A quorum shall consist of no less than one half of the members of the Board of Directors.
Except as otherwise provided under the Articles of Incorporation, these Bylaws, or provisions of law, no business shall be considered by the board at any meeting at which the required quorum is not present, and the only motion which the Chair shall entertain at such a meeting is a motion to adjourn.
Section 11. Majority Action as Board Action
Every act or decision done or made by a majority of the directors present at a meeting duly held at which a quorum is present is the act of the Board of Directors, unless the Articles of Incorporation, these Bylaws, or provisions of law require a greater percentage or different voting rules for approval of a matter by the board.
Section 12. Conduct of Meetings
Meetings of the Board of Directors shall be presided over by the President, or in his or her absence, by the Vice President, or in the absence of each of these persons, by a Chairperson chosen by a majority of the directors present at the meeting. The Secretary shall act as secretary of all meetings of the board, provided that, in his or her absence, the presiding officer shall appoint another person to act as Secretary of the Meeting.
Meetings shall be governed by Robert’s Rules of Order, insofar as such rules are not inconsistent with or in conflict with the Articles of Incorporation, these Bylaws, or with provisions of law.
Section 13. Vacancies
Vacancies on the Board of Directors shall exist (1) on the death, resignation, or removal of any director, and (2) whenever the number of authorized directors is increased.
Any director may resign effective upon giving written notice to the President, the Secretary, or the Board of Directors, unless the notice specifies a later time for the effectiveness of such resignation. No director may resign if the corporation would then be left without a duly elected director or directors in charge of its affairs, except upon notice to the Office of the Attorney General or other appropriate agency of Utah.
Directors may be removed from office, with just cause, as permitted by and in accordance with the laws of Utah. The President may only be removed by vote of the general membership.
Unless otherwise prohibited by the Articles of Incorporation, these Bylaws or provisions of law, vacancies on the board may be filled by approval of the board of directors. If the number of directors then in office is less than a quorum, a vacancy on the board may be filled by approval of a majority of the directors then in office or by a sole remaining director. A person elected to fill a vacancy on the board shall hold office until the next election of the Board of Directors or until his or her death, resignation, or removal from office.
15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 5 -
Section 14. Non-liability of Directors
The directors shall not be personally liable for the debts, liabilities, or other obligations of the corporation.
Section 15. Indemnification by Corporation of Directors and Officers
The directors and officers of the corporation shall be indemnified by the corporation to the fullest extent permissible under the laws of Utah.
Section 16. Insurance for Corporate Agents
Except as may be otherwise provided under provisions of law, the Board of Directors may adopt a resolution authorizing the purchase and maintenance of insurance on behalf of any agent of the corporation (including a director, officer, employee, or other agent of the corporation) against liabilities asserted against or incurred by the agent in such capacity or arising out of the agent’s status as such, whether or not the corporation would have the power to indemnify the agent against such liability under the Articles of Incorporation, these Bylaws, or provisions of law.
Article V – Membership and Dues
Section 1. Qualifications
A member of the organization must be at least 18 years of age and support the mission and purpose of the organization.
Section 2. Number of Members
There is no limit on the number of members the corporation may admit.
Section 3. Membership Book
The organization shall keep a membership book containing the name and address of each member. Termination of the membership of any member shall be recorded in the book, together with the date of termination of such membership.
Section 4. Nonliability Of Members
A member of this corporation is not, as such, personally liable for the debts, liabilities, or obligations of the corporation.
Section 5. Nontransferability Of Memberships
No member may transfer a membership or any right associated with that membership. All rights of membership cease upon the member’s resignation, removal, or death.
- 6 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
Section 6. Types of Membership
The organization has three types of membership: Full, Guest, and Honorary.
a. A Full member must be a resident of Utah, and must pay the appropriate annual dues.
b. A Guest member resides outside Utah, pays reduced dues, and has no voting privileges.
c. An Honorary member is not obligated to pay dues. Any member of the organization can nominate a person for honorary membership, with their permission. Each honorary membership must be approved at a meeting of the general members.
Section 7. Membership Rights
All members receive the organization newsletter.
Full members also have, but are not limited to, these rights and privileges:
a. Full voting rights, restricted to legal residents of Utah;
b. Ability to be a member of the Board of Directors;
c. Qualify for discounts, as appropriate, on organization activities.
Section 8. Membership Term
The term of membership in the organization is as follows:
a. Full and Guest memberships are valid for one year: January 1 through December 31;
b. Honorary memberships expire only on resignation, removal, or death of the member.
Section 9. Dues
Annual dues for Full and Guest memberships are collected by the Financial Secretary each January according to the following schedule:
a. Full membership: $30 per individual or $50 per couple.
b. Guest membership: $15 per individual or $25 per couple.
c. Members age 65 or older are allowed discounted dues of 50%.
d. Honorary members are not required to pay dues.
Membership is subject to termination if dues are not received by March 1.
The Board has the power to waive or adjust dues, on an individual basis, annually or as needed, in hardship cases.
Section 10. New Member Dues
Those joining our organization during the first half of the year (January through June) are required to pay the appropriate full annual dues. New members joining during the second half of the year (July through December) are allowed a 50% discount of the annual dues.
15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 7 -
Section 11. Resignation or Death
Members resigning from our organization are eligible for a refund of the current year dues, prorated in the same manner as New Member Dues.
Upon death of a member, any current paid dues shall be refunded to the closest family of the member, prorated in the same manner as New Member Dues.
Section 12. Revocation of Membership
Membership in the organization can be revoked at any time, with just cause, by a majority vote of the Board of Directors at any regular or special meeting. Cause can include, but is not limited to:
a. Undermining or working against the interests and purposes of the organization;
b. Physical or mental harassment of other members.
c. Unlawful activity;
d. Use of the organization for personal or commercial gain;
e. Non-payment of dues.
The Board has the right to instruct the Financial Secretary to either refund or retain any current dues in these circumstances.
Article VI – Meetings Of Members
Section 1. Regular Meetings
A regular meeting of members shall be held in May of each year at a date, time, and place designated by resolution of the Board of Directors, for the purpose of electing directors and transacting other business as may come before the meeting.
At least one other regular meeting of the members shall be held, in September or October of each year, at a date, time, and place designated by resolution of the Board of Directors
Section 2. Elections
Voting shall be by ballot only.
a. Each voting member shall cast one vote for each open director position. The candidates receiving the highest number of votes shall be considered elected to those open positions.
b. When elections are held for President, each voting member shall cast one vote for President. The candidate receiving the highest number of votes shall be elected.
Proxy voting is permitted in unusual circumstances. An absentee ballot should be obtained from the Nominating Committee, and upon proper execution, returned prior to the election.
- 8 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
Section 3. Special Meetings Of Members
Special meetings of the members shall be called by the Board of Directors or the President, or by the persons specifically authorized under the laws of Utah to call special meetings of the members.
Section 4. Notice Of Meetings
Unless otherwise provided by the Articles of Incorporation, these Bylaws, or provisions of law, notice stating the place, day and hour of the meeting and, in the case of a special meeting, the purpose or purposes for which the meeting is called, shall be delivered not less than ten (10) nor more than fifty (50) days before the date of the meeting, either personally or by mail, by or at the direction of the President, or the Secretary, or the persons calling the meeting, to each member entitled to vote at such meeting.
The notice of any meeting of members at which directors are to be elected shall also state the names of all those who are nominees or candidates for election to the board at the time notice is given.
Section 5. Quorum For Meetings
A quorum shall consist of no less than one half of the voting members of the corporation.
Except as otherwise provided under the Articles of Incorporation, these Bylaws, or provisions of law, no business shall be considered by the members at any meeting at which the required quorum is not present, and the only motion which the Chair shall entertain at such meeting is a motion to adjourn.
Section 6. Majority Action As Membership Action
Every act or decision done or made by a majority of voting members present in person at a duly held meeting at which a quorum is present is the act of the members, unless the Articles of Incorporation, these Bylaws, or provisions of law require a greater number.
Section 7. Voting Rights
Each member is entitled to one vote on each matter submitted to a vote by the members. Voting at duly held meetings shall be by voice vote. Election of Directors, however, shall be by written ballot.
Section 8. Conduct Of Meetings
Meetings of members shall be presided over by the President, or in his or her absence, by the Vice President, or in the absence of both of these persons, by a Chairperson chosen by a majority of the directors present at the meeting. The Secretary of the corporation shall act as Secretary of all meetings of members, provided that, in his or her absence, the presiding officer shall appoint another person to act as Secretary of the Meeting.
15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 9 -
Meetings shall be governed by Robert’s Rules of Order, as such rules may be revised from time to time, insofar as such rules are not inconsistent with or in conflict with the Articles of Incorporation, these Bylaws, or with provisions of law.
Article VII – Officers
Section 1. Designation of Officers
The officers of the organization shall be a President, a Vice President, a Secretary, a Financial Secretary, and a Treasurer.
Section 2. Election and Term of Office
The President of the Board, by virtue of his or her position, shall be President of the organization.
The remaining offices shall be filled by election or appointment from the current directors at the first meeting of the fiscal year. The term of office for these offices shall be one year.
The board has the right to appoint a Secretary and/or Financial Secretary from qualified members of the organization if elected Board members do not accept responsibility for these positions.
Section 3. Vacancies
Officer positions vacated due to death, resignation, or removal from office, shall be filled by election or appointment from the current directors at a regular or special meeting of the Board of Directors. If the vacancy was due to the death, resignation, or removal of a director, that director position must be filled prior to filling the vacant officer position.
Section 4. Duties of President
The President shall:
a. Be the chief executive officer of the corporation and shall, subject to the control of the Board of Directors, supervise and control the affairs of the corporation and the activities of the officers.
b. Perform all duties incident to his or her office and such other duties as may be required by law, by the Articles of Incorporation, or by these Bylaws, or which may be prescribed from time to time by the Board of Directors.
c. Preside at all meetings of the Board of Directors and at all meetings of the members.
d. Except as otherwise expressly provided by law, by the Articles of Incorporation, or by these Bylaws, the president shall, in the name of the corporation, execute such deeds, mortgages, bonds, contracts, checks, or other instruments which may from time to time be authorized by the Board of Directors.
- 10 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
Section 5. Duties of Vice President
The Vice President shall:
a. Coordinate the work of all committees, and report to the Board on the meetings and activities of such committees.
b. In the absence of the President, or in the event of his or her inability or refusal to act, the Vice President shall perform all the duties of the President, and when so acting shall have all the powers of, and be subject to all the restrictions on, the President.
c. The Vice President shall have other powers and perform such other duties as may be prescribed by law, by the Articles of Incorporation, or by these Bylaws, or as may be prescribed by the Board of Directors.
Section 6. Duties of Secretary
The Secretary shall:
a. Certify and keep at the principal office of the corporation or at such other place as the board may determine, the original, or a copy, of these Bylaws as amended or otherwise altered to date.
b. Keep at the principal office of the corporation or at such other place as the board may determine, a book of minutes of all meetings of the directors, and, if applicable, meetings of committees of directors and of members, recording therein the time and place of holding, whether regular or special, how called, how notice thereof was given, the names of those present or represented at the meeting, and the proceedings thereof.
c. Provide summaries of board’s actions for the organization’s newsletter.
d. See that all notices are duly given in accordance with the provisions of these Bylaws or as required by law.
e. Be custodian of the records and of the seal of the corporation and affix the seal, as authorized by law or the provisions of these Bylaws, to duly executed documents of the corporation.
f. Exhibit at all reasonable times to any director of the corporation, or to his or her attorney, on request, the Bylaws, and the minutes of the proceedings of the directors of the corporation.
g. In general, perform all duties incident to the office of Secretary and such other duties as may be required by law, by the Articles of Incorporation, or by these Bylaws, or which may be assigned to him or her from time to time by the Board of Directors.
Section 7. Duties of Financial Secretary
The Financial Secretary shall:
a. Keep and maintain a membership book containing the name and address of each and any members, and, in the case where any membership has been terminated, he or she shall record such fact in the membership book together with the date on which such membership ceased.
b. Receive, and give receipt for, monies due and payable to the corporation from any source whatsoever.
c. Keep and maintain adequate and correct accounts of the corporation’s properties and business transactions, including accounts of its assets, liabilities, receipts, disbursements, gains and losses.
15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 11 -
d. Exhibit at all reasonable times to any director of the corporation, or to his or her attorney, on request, the membership book and the books of account.
e. Render to the President and directors, whenever requested, an account of any or all of his or her transactions as Financial Secretary and of the financial condition of the corporation.
f. Prepare, or cause to be prepared, and certify, or cause to be certified, the financial statements to be included in any required reports.
g. In general, perform all duties incident to the office of Financial Secretary and such other duties as may be required by law, by the Articles of Incorporation of the corporation, or by these Bylaws, or which may be assigned to him or her from time to time by the Board of Directors.
Section 8. Duties of Treasurer
The Treasurer shall:
a. Have charge and custody of, and be responsible for, all funds and securities of the corporation, and deposit all such funds in the name of the corporation in such banks, trust companies, or other depositories as shall be selected by the Board of Directors.
b. Disburse, or cause to be disbursed, the funds of the corporation as may be directed by the Board of Directors, taking proper vouchers for such disbursements.
c. Exhibit at all reasonable times to any director of the corporation, or to his or her attorney, on request, the financial records of the corporation.
d. Render to the President and directors, whenever requested, an account of any or all of his or her transactions as Treasurer and of the financial condition of the corporation.
e. In general, perform all duties incident to the office of Treasurer and such other duties as may be required by law, by the Articles of Incorporation of the corporation, or by these Bylaws, or which may be assigned to him or her from time to time by the Board of Directors.
Section 9. Compensation
Directors of the organization shall serve as officers without compensation, but they shall be allowed reasonable advancement or reimbursement of expenses incurred in the performance of their duties.
The board has the right to determine a salary for those officers appointed from the membership. The salaries of those officers, if any, shall be fixed from time to time by resolution of the Board of Directors and shall be reasonable and given in return for services actually rendered to or for the organization.
- 12 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
Article VIII – Committees
Section 1. Executive Committee
The Board of Directors shall, at the first meeting of the board each fiscal year, form an Executive Committee consisting of the President, the Vice President, and Secretary.
The Executive Committee shall have no explicit powers. Any decisions made by the Executive Committee must be approved at a meeting of the Board.
Section 2. Standing Committees
The organization shall maintain the following standing committees, corresponding to the stated purposes of the organization:
a. Youth and Education;
b. Library and Media;
c. Social Aid;
d. Cultural.
Section 3. Nominating Committee
The Board of Directors shall, no less than two months prior to elections, appoint a nominating committee consisting of at least three persons, including at least two non-directors. It shall be the duty of the Nominating Committee to consider qualified persons and to obtain their consent to run as candidates for the Board of Directors, or President, if appropriate. The Nominating Committee should make every effort to ensure that the number of candidates is at least twice the number of vacancies.
Section 4. Other Committees
The corporation shall have such other committees as may from time to time be designated by resolution of the Board of Directors. These committees may consist of persons who are not also members of the board and shall act in an advisory capacity to the board.
Section 5. Meetings and Action of Committees
Meetings and action of committees shall be governed by, noticed, held, and taken, in accordance with the provisions of these Bylaws concerning meetings of the Board of Directors, with such changes in the context of such Bylaw provisions as are necessary to substitute the committee and its members for the Board of Directors and its members, except that the time for regular and special meetings of committees may be fixed by resolution of the Board of Directors or by the committee. The Board of Directors may also adopt rules and regulations pertaining to the conduct of meetings of committees to the extent that such rules and regulations are not inconsistent with the provisions of these Bylaws.
15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 13 -
Article IX – Execution Of Instruments, Deposits, and Funds
Section 1. Execution Of Instruments
The Board of Directors, except as otherwise provided in these Bylaws, may by resolution authorize any officer or agent of the corporation to enter into any contract or execute and deliver any instrument in the name of and on behalf of the corporation, and such authority may be general or confined to specific instances. Unless so authorized, no officer, agent, or employee shall have any power or authority to bind the corporation by any contract or engagement or to pledge its credit or to render it liable monetarily for any purpose or in any amount.
Section 2. Checks And Notes
Except as otherwise specifically determined by resolution of the Board of Directors, or as otherwise required by law, checks, drafts, promissory notes, orders for the payment of money, and other evidence of indebtedness of the corporation shall be signed by the Treasurer and cosigned by the President or Vice President of the organization.
Section 3. Deposits
All funds of the corporation shall be deposited from time to time to the credit of the corporation in such banks, trust companies, or other depositories as the Board of Directors may select.
Section 4. Gifts
The Board of Directors may accept on behalf of the corporation any contribution, gift, bequest, or devise for the nonprofit purposes of this corporation.
All plans for the solicitation of funds from outside sources must be approved by the general membership.
Article X – Corporate Records and Reports
Section 1. Maintenance Of Corporate Records
The corporation shall keep:
a. Minutes of all meetings of directors, committees of the board and of all meetings of members, indicating the time and place of holding such meetings, whether regular or special, how called, the notice given, and the names of those present and the proceedings thereof;
b. Adequate and correct books and records of account, including accounts of its properties and business transactions and accounts of its assets, liabilities, receipts, disbursements, gains and losses;
c. A record of its members, indicating their names and addresses and the class of membership held by each member and the termination date of any membership;
- 14 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
d. A copy of the corporation’s Articles of Incorporation and Bylaws as amended to date, which shall be open to inspection by the members of the corporation at all reasonable times during office hours.
Section 2. Directors’ Inspection Rights
Every director shall have the absolute right at any reasonable time to inspect and copy all books, records, and documents of every kind, and to inspect the physical properties of the corporation, and shall have such other rights to inspect the books, records, and properties of this corporation as may be required under the Articles of Incorporation, other provisions of these Bylaws, and provisions of law.
Section 3. Members’ Inspection Rights
Each and every member shall have, for a purpose reasonably related to such person’s interest as a member, the following inspection rights:
a. To inspect the record of all members’ names, addresses, and voting rights;
b. To inspect the books, records, or minutes of proceedings of the members or of the board or committees of the board.
Above inspection rights must be at reasonable times, and upon written demand on the Secretary of the corporation by the member, which demand shall state the purpose for which the inspection rights are requested.
Members shall have such other rights to inspect the books, records, and properties of this corporation as may be required under the Articles of Incorporation, other provisions of these Bylaws, and provisions of law.
Section 4. Periodic Report
The board shall cause any annual or periodic report required under law to be prepared and delivered to an office of Utah or to the members of this corporation, to be so prepared and delivered within the time limits set by law.
Article XI – IRC 501(c)(3) Tax Exemption Provisions
Section 1. Limitations On Activities
No substantial part of the activities of this corporation shall be the carrying on of propaganda, or otherwise attempting to influence legislation [except as otherwise provided by Section 501(h) of the Internal Revenue Code], and this corporation shall not participate in, or intervene in (including the publishing or distribution of statements), any political campaign on behalf of, or in opposition to, any candidate for public office.
Notwithstanding any other provisions of these Bylaws, this corporation shall not carry on any activities not permitted to be carried on (a) by a corporation exempt from federal income tax
15 September 2002 Bylaws of Razem – Polish Association of Utah - 15 -
under Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code, or (b) by a corporation, contributions to which are deductible under Section 170(c)(2) of the Internal Revenue Code.
Section 2. Prohibition Against Private Inurement
No part of the net earnings of this corporation shall inure to the benefit of, or be distributable to, its members, directors or trustees, officers, or other private persons, except that the corporation shall be authorized and empowered to pay reasonable compensation for services rendered and to make payments and distributions in furtherance of the purposes of this corporation.
Section 3. Distribution Of Assets
Upon the dissolution of this corporation, its assets remaining after payment, or provision for payment, of all debts and liabilities of this corporation shall be distributed for one or more exempt purposes within the meaning of Section 510(c)(3) of the Internal Revenue Code or shall be distributed to the federal government, or to a state or local government, for a public purpose. Such distribution shall be made in accordance with all applicable provisions of the laws of Utah.
Section 4. Private Foundation Requirements And Restrictions
In any taxable year in which this corporation is a private foundation as described in Section 509(a) of the Internal Revenue Code, the corporation 1) shall distribute its income for said period at such time and manner as not to subject it to tax under Section 4942 of the Internal Revenue Code; 2) shall not engage in any act of self-dealing as defined in Section 4941(d) of the Internal Revenue Code; 3) shall not retain any excess business holdings as defined in Section 4943(c) of the Internal Revenue Code; 4) shall not make any investments in such manner as to subject the corporation to tax under Section 4944 of the Internal Revenue Code; and 5) shall not make any taxable expenditures as defined in Section 4945(d) of the Internal Revenue Code.
Article XII – Amendment Of Bylaws
These bylaws may be amended by a vote of two-thirds of voting members present in person at a duly called regular or special meeting of the membership.
Ballots specifying the proposed changes shall be mailed or delivered in the manner required for giving notice of membership meetings as specified in these bylaws.
- 16 - Bylaws of Razem – Polish Association of Utah 15 September 2002
Article XIII – Construction And Terms
If there is any conflict between the provisions of these Bylaws and the Articles of Incorporation of this corporation, the provisions of the Articles of Incorporation shall govern.
Should any of the provisions or portions of these Bylaws be held unenforceable or invalid for any reason, the remaining provisions and portions of these Bylaws shall be unaffected by such holding.
All references in these Bylaws to the Articles of Incorporation shall be to the Articles of Incorporation, Articles of Organization, Certificate of Incorporation, Organizational Charter, Corporate Charter, or other founding document of this corporation filed with an office of Utah and used to establish the legal existence of this corporation.
All references in these Bylaws to a section or sections of the Internal Revenue Code shall be to such sections of the Internal Revenue Code of 1986 as amended from time to time, or to corresponding provisions of any future federal tax code.
Adoption Of Bylaws
We, the undersigned, are all of the initial directors or incorporators of this corporation, and we consent to, and hereby do, adopt the foregoing Bylaws, consisting of 16 preceding pages, as the Bylaws of this corporation.
Dated: September 15, 2002
Richard L. Laniewski, Chairman
Mark K. Jagiello
Boguslaw Sarnecki
Krzysztof Kubica
S. Peter Skorut
Jozef A. Ottowicz
Zygmunt Christopher Sochman

15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 1 -
Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah
Statut
Artukuł I. Nazwa
Organizacja przyjęła nazwę Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah.
Artykuł II. Cel
Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah ma na celu propagowanie i popularyzowanie kultury, dziedzictwa, tradycji i historii Polski dla dobra Polaków i Amerykanów polskiego pochodzenia mieszkających w stanie Utah.
Artykuł III. Cele charytatywne
Sekcja 1. IRC Sekcja 501(c)(3) cele
Organizacja ta jest zorganizowana wyłącznie dla jednego lub kilku celów jak jest to ujęte w sekcji 501(c)(3) IRC, włączając w to takie cele jak dystrybucja środków do organizacji które kwalifikują się do zwolnienia podatkowego, tak jak jest to ujęte w Sekcji 501(c)(3) IRC.
Sekcja 2. Szczególne cele i założenia
Do szczególnych celów i założeń organizacji (korporacji) dla których została ona założona należą między innymi:
a. Popieranie i promocja języka polskiego poprzez organizowanie naukowych zajęć w języku polskim dla dzieci i młodzieży polskiego pochodzenia;
b. Zorganizowanie i prowadzenie polskiej biblioteki (książki, taśmy, filmy) dla propagowania polskiej kultury;
c. Pomoc dla osób będących w potrzebie zarówno w naszej organizacji jak i poza nią, szczególnie dla Polaków i osób polskiego pochodzenia;
d. Krzewienie polskiej kultury i dziedzictwa w stanie Utah poprzez sponsorowanie i uczestnictwo w wielo-kulturowych, społecznych i charytatywnych imprezach.
- 2 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
Artykuł IV. Zarząd
Sekcja 1. Liczba czlonków
Organizacja ma siedmiu członków zarządu: Prezesa i sześciu członków zarządu. Zespól ten nazywa sie zarządem organizacji.
Sekcja 2. Kwalifikacja
Każdy uprawniony do głosowania członek organizacji ma prawo być wybranym do zarządu po okresie członkowstwa jednego roku.
Sekcja 3. Uprawnienia
Artykuły założycielskie i przepisy wewnętrzne organizacji są podporządkowane prawom stanu Utah, muszą być zaaprobowane przez członków organizacji a władza wykonawcza powinna być egzekwowana przez zarząd.
Sekcja 4. Obowiązki
Do obowiązków Zarządu należą:
a. Wykonywanie obowiązków nałożonych na nich indywidualnie lub zbiorowo przez kodeks prawny i zarządzenia organizacji;
b. Zatrudnianie i zwalnianie, wyznaczanie i usuwanie, ustalanie obowiązków, wynagrodzeń (jeżeli takowe będą wymagane) dla przedstawicieli i pracowników tej organizacji, jeżeli nie jest to inaczej ustalone w pzepisach organizacji.
c. Nadzorowanie urzędników, przedstawicieli i pracowników organizacji aby wszyskie obowiązki były właściwie wykonywane;
d. Organizowanie spotkań w miejscu i czasie wymaganym przez zarządzenia organizacji;
e. Zarejestrowanie swoich adresów u sekretarza organizacji (zawiadomienie o spotkaniach wysłane pod te adresy bedą wystarczającą informacją).
Sekcja 5. Czas kadencji
Długość kadencji dla wszystkich członków zarządu będzie zbiegać się z rokiem fiskalnym – od 1 czerwca do 31 maja.
Każdy członek zarządu będzie wybierany na dwa lata, do czasu aż jego następca będzie wybrany i gotowy do przejęcia obowiązków.
Żaden członek zarządu nie może sprawować stanowiska dłużej niż dwie kolejne kadencje.
Prezes organizacji będzie wybierany oddzielnie od pozostałych członków zarządu.
Czas kadencji członków zarządu będzie stopniowany, wybory połowy członków zarządu będą przeprowadzane każdego roku, tak aby zachowana była ciągłość kierownictwa organizacji.
15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 3 -
Sekcja 6. Wynagrodzenia
Stanowiska członków zarządu nie są płatne, jednak powinni być oni rekompensowani za wydatki poniesione przez nich w czasie wypełniania swoich obowiązków.
Sekcja 7. Regularne zebrania
Spotkania członków zarządu będą odbywać się regularnie co miesiąc.
Miejsce i czas spotkania będzie ustalane przez zarząd organizacji.
Program zebrania będzie opublikowany i rozesłany przez prezesa do wszystkich członków zarządu i członków organizacji wystarczająco wcześnie przed zebraniem. Program zebrania powinien zawierać: poprzednio dyskutowane sprawy, nowe sprawy, specjalne pozycje i raporty komisji.
Regularne spotkania będą otwarte dla wszystkich członków organizacji, jednak uczestnictwo członków organizacji w dyskusjach zarządu powinno odbywać się tylko za zezwoleniem lub zaproszeniem przewodniczącego prowadzącego zebrania.
Sekcja 8. Zebrania specjalne
Spotkania specjalne zarządu mogą być zwołane przez prezesa, vice-prezesa, sekretarza, albo przez dwóch członków zarządu. Spotkania te będą odbywać się w miejscach wyznaczonych przez osobę zwołującą spotkanie.
Spotkania specjalne mogą byc zamknięte (wyłącznie zarząd) lub otwarte dla wszystkich członków organizacji. Decyzja o tym należy do osoby zwołującej zebranie.
Program zebrań specjalnych będzie opublikowany i rozesłany do członków zarządu oraz do członków organizacji jeżeli jest to spotkanie otwarte. Na zebraniach specjalnych będą omawiane tylko te tematy dla których zebranie zostało zwołane.
Sekcja 9. Zawiadomienie o zebraniach
Jeżeli nie jest to inaczej ujęte w statucie organizacji i przepisach organizacji lub zarządzeniach stanowych, zawiadomienia o zebraniach zarządu będą publikowane w następujący sposób:
a. Regularne zebrania: Nie ma potrzeby rozsyłania zawiadomień;
b. Specjalne zebrania: Zawiadomienie o zebraniu powinno być dostarczone przez sekretarza do każdego członka zarządu conajmniej na tydzień przed zebraniem. Zawiadomienie powinno zawierać informację o miejscu i czasie spotkania i tematach do dyskusji.
Członkowie zarządu powinni starać się być obecni na każdym spotkaniu. Członek zarządu który nie może uczestniczyć w zebraniu powinien powiadomić prezesa lub sekretarza. Jeżeli któryś z członków zarządu opuszcza zebrania regularnie, bez uzasadnionego powodu lub nie wypełnia
- 4 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
swoich obowiązków, komitet wykonawczy powinien skontaktować się z nim w celu wyjaśnienia jego intencji i ewentualnie polecić usunięcie z zarządu.
Sekcja 10. Kworum zebrań
W każdym zebraniu uczestniczyć musi conajmniej połowa członków zarządu.
Jeżeli nie jest to inaczej ujęte w statucie organizacji i przepisach organizacji lub zarządzeniach stanowych, zebranie nie może odbyć się jeżeli nie ma wymaganego kworum. Jedynym ustaleniem podjętym na takim zebraniu może być tylko odroczenie spotkania.
Sekcja 11. Podejmowanie decyzji przez większość członków zarządu
Każda decyzja podjęta przez zarząd zebrania na którym jest wymagane kworum, jest prawomocna, chyba że statut organizacji, przepisy organizacji albo prawo stanowe wymaga większej ilości głosujących lub zawiera inne prawa dotyczące podejmowania decyzji przez zarząd.
Sekcja 12. Przebieg zebrania
Zebrania zarządu będą odbywać się pod przewodnictwem prezesa, a podczas jego nieobecności, vice-prezesa; jeżeli żaden z nich nie jest obecny, przez przewodniczącego wybranego przez większość członków zarządu obecnych na zebraniu. Sekretarz organizacji będzie sekretarzem na każdym zebraniu zarządu, a w czasie jego nieobecności, przewodniczący zebrania powinien wyznaczyć inną osobę która będzie pełniła jego obowiązki.
Zebrania powinny przebiegać zgodnie z porządkiem Robertsa, jeżeli nie jest to sprzeczne z kodeksem prawnym, przepisami organizacji lub prawami stanowymi.
Sekcja 13. Wakaty
Wakat jednego z członków zarządu może nastapić na skutek śmierci, rezygnacji, zwolnienia i wtedy gdy liczba członków zarządu zostanie zwiększona.
Każdy członek zarządu może zrezygnować ze swojego stanowiska po powiadomieniu prezesa, sekretarza lub zarządu organizacji na piśmie, z datą efektywna rezygnacji, chyba że w piśmie jest to ujęte inaczej. Członek zarządu nie może zrezygnować jeżeli organizacja zostanie bez żadnych członków zarządu, z wyjątkiem przypadku wcześniejszego poinformowania biura Attorney General albo innej uprawnionej instytucji.
Członkowie zarządu mogą być usunięci ze stanowiska z uzasdnionych powodów, zgodnie z prawami stanu Utah. Prezes organizacji może być odwołany tylko za zgodą większości członków.
Jeżeli nie jest to zastrzeżone w statucie i przepisach organizacji lub prawach stanowych, wakat w zarządzie może być wypełniony za zgodą większości członków zarządu. Osoba wybrana na
15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 5 -
wakujące miejsce w zarządzie powinna pozostać na tym stanowisku do następnych wyborów albo aż do śmierci, rezygnacji lub zwolnienia.
Sekcja 14. Zwolnienie od odpowiedzialności prawnej
Członkowie zarządu nie są osobiście odpowiedzialni za długi i zobowiazania organizacji.
Sekcja 15. Indemnifikacja
Członkowie zarządu i członkowie organizacji powinni być zabezpieczeni przed stratami związanymi z pełnionymi obowiązkami w pełnym rozmiarze tak jak jest to określone w prawie stanu Utah.
Sekcja 16. Ubezpieczenie dla przedstawicieli organizacji
Jeżeli nie jest to inaczej określone przez prawa stanowe Utah, zarząd organizacji może przyjąć rezolucję uprawniającą do nabycia i utrzymania ubezpieczenia na rzecz przedstawicieli organizacji, jej pracowników i innych osób przeciwko odpowiedzialności prawnej wynikłej z pełnionej przez nich funkcji w organizacji, bez względu na to czy organizacja ma prawo zwolnić przedstawiciela od odpowiedzialności prawnej wynikłej ze statutu i przepisów organizacji.
Artykuł V. Członkowstwo i składki
Sekcja 1. Kwalifikacje
Do organizacji należeć może każdy kto ukończył 18 lat życia i popiera cele i założenia organizacji.
Sekcja 2. Liczba członków
Nie ma ograniczenia liczby członków organizacji.
Sekcja 3. Książka członkowstwa
Organizacja będzie posiadać książkę przynależności zawierającą nazwisko, imię i adres każdego członka należącego do organizacji. Zakończenie członkowstwa będzie zanotowane w książce z zaznaczeniem daty tego zakończenia.
Sekcja 4. Zwolnienie od odpowiedzialności prawnej członków
Żaden członek organizacji nie jest osobiście odpowiedzialny za długi, obciążenia i zobowiązania organizacji.
- 6 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
Sekcja 5. Nieprzekazywanie członkowstwa
Żaden członek organizacji nie może przekazać swojego członkowstwa ani praw z nim związanych innej osobie. Wszystkie prawa jakie niesie ze sobą członkowstwo, ustają z rezygnacja, śmiercią lub usunięciem członka z organizacji.
Sekcja 6. Rodzaje członkowstwa
Organizacja ma trzy rodzaje członkowstwa: pełne, gościnne i honorowe.
a. Pełny – musi być rezydentem stanu Utah i zobowiązany jest płacić właściwe roczne składki.
b. Gościnny – nie musi być rezydentem stanu Utah, nie ma uprawnień wyborczych i płaci zredukowane składki;
c. Honorowy – nie płaci składek. Honorowi członkowie mogą być nominowani przez zarząd lub członków organizacji i muszą być zaakceptowani przez większość organizacji na regularnym zebraniu członków.
Sekcja 7. Prawa członkowstwa
Wszyscy członkowie organizacji otrzymują okresowe biuletyny informacyjne.
Oprócz tego, pełni członkowie mają:
a. Prawa wyborcze i głosowania, zastrzeżone tylko dla legalnych rezydentów stanu Utah;
b. Możliwość bycia członkiem zarządu;
c. Prawo do zniżek na różne imprezy organizacji.
Sekcja 8. Okres członkowstwa
a. Pełne i gościnne członkowstwo ważne jest przez jeden rok – od 1 stycznia do 31 grudnia.
b. Honorowe członkowstwo wygasa tylko w przypadku śmierci, zrezygnowania, lub usunięcia członka.
Sekcja 9. Składki
Roczne składki od członków pełnych i gościnnych zbierane są przez księgowego w styczniu w następującej wysokości:
a. Pełne: $30 za osobę, $50 za parę
b. Gościnne: $15 za osobę, $25 za parę
c. Członkowie w wieku 65 lat i starsi posiadają zniżkę 50%.
d. Honorowi członkowie nie płacą składek.
W przypadku nie zapłacenia składki do 1 marca, członek może być usunięty z organizacji.
W indiwidualnych przypadkach zarząd ma prawo umorzyć lub zmienić wysokość składki, na rok lub tak jak wymaga tego sytuacja.
15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 7 -
Sekcja 10. Składki nowych członków organizacji
Osoby wstępujące do organizacji podczas pierwszego półrocza (od stycznia do czerwca) powinny opłacić pełną roczną składkę.
Osoby wstępujące w drugim półroczu (od lipca do grudnia) mają 50% zniżki.
Sekcja 11. Rezygnacja lub śmierć
Osoby które rezygnują z przynależności do organizacji dostają zwrot wpłaconych pieniędzy na zasadach takich jak opłaty dla nowych członków.
W wypadku śmierci członka, opłacona składka powinna być zwrócona rodzinie na zasadach takich jak w przypadku nowych członków.
Sekcja 12. Unieważnienie członkowstwa
W szczególnych przypadkach członek organizacji może być usunięty z organizacji. Może się to odbyć w czasie regularnego zebrania lub specjalnego zebrania, poprzez głosowanie większością głosów zarządu. Członek organizacji może być usunięty między innymi w następujących przypadkach:
a. Podważania lub występowania przeciw interesom i celom organizacji;
b. Psychicznego i fizycznego znęcania się nad innymi członkami;
c. Postępowania niezgodnego z kodeksem karnym;
d. Używania organizacji dla celów prywatnych i czerpania własnych korzyści finansowych;
e. Niepłacenia składek.
W tych przypadkach zarząd ma prawo poinstruować księgowego do zatrzymania lub zwrotu opłaconych składek.
Artykuł VI. Zebrania członków
Sekcja 1. Regularne zebrania
Pierwsze regularne zebranie będzie odbywać się każdego roku w maju, w miejscu i czasie ustalonym przez zarząd. Celem tych spotkań będzie wybór członków zarządu i omawianie bieżących tematów organizacji i członków.
Drugie regularne zebranie powinno odbyć się we wrześniu lub pażdzierniku, w miejscu i czasie ustalonym przez zarząd.
- 8 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
Sekcja 2. Wybory
Głosowanie powinno być przeprowadzone tajnie poprzez skreślenie lub zapisanie wyboru na przygotowanym specjalnie mandacie wyborczym.
a. Każdy wyborca ma prawo do złożenia jednego głosu na każdą otwartą pozycję członka zarządu. Kandydaci którzy otrzymają najwiekszą ilość głosów spośród nominowanych powinni być wybrani.
b. W przypadku wyborów na prezesa, każdy wyborca ma prawo do złożenia jednego głosu na otwartą pozycję prezesa. Kandydat który otrzyma największą ilość glosów spośród nominowanych powinien być wybrany.
Głosowanie zaoczne (tzw „proxy”) jest dopuszczalne w przypadkach niezwykłych. Osoby głosujące zaocznie powinni pobrać od komisji nominacyjnej wyborczy mandat na tyle wcześnie aby zagłosowany mandat przesłać lub dostarczyć do komisji wyborczej przed wyborami.
Sekcja 3. Zebrania specjalne członków
Zebrania specjalne mogą być zwołane przez zarząd organizacji, przez prezesa, lub inną specjalną upoważnioną do tego osobę zgodnie z prawami panującymi w Utah, dotyczącymi zwoływania zebrań specjalnych.
Sekcja 4. Powiadamianie o zebraniach
Jeżeli nie jest to zastrzeżone inaczej w statucie i przepisach organizacji lub prawach stanowych Utah, członkowie organizacji powinni być poinformowani o czasie, miejscu i celu zebrania specjalnego nie później niż 10 dni przed spotkaniem i nie wcześniej niż 50 dni przed spotkaniem. Każdy uprawniony do głosowania członek organizacji powinien być powiadomiony osobiście lub listownie przez prezesa, sekretarza, lub osobę uprawnioną do zwołania zebrania.
Informacja o zebraniu na którym odbędą się wybory powinna zawierać nazwiska wszystkich kandydatów.
Sekcja 5. Kworum zebrań
W każdym zebraniu uczestniczyć musi conajmniej połowa uprawnionych do głosowania członków organizacji.
Jeżeli nie jest to inaczej ujęte w statucie organizacji i przepisach organizacji lub zarządzeniach stanowych, zebranie nie może odbyć się jeżeli nie ma wymaganego kworum. Jedynym ustaleniem podjętym na takim zebraniu może być tylko odroczenie spotkania.
Sekcja 6. Podejmowanie decyzji przez większość członków organizacji
Każda decyzja podjęta przez większość głosujących członków osobiście obecnych na stosownie zwołanym zebraniu na którym jest wymagane kworum, jest prawomocna, chyba że kodeks
15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 9 -
prawny organizacji, zarządzenie organizacji albo prawo stanowe wymaga większej ilości głosujących lub zawiera inne prawa dotyczące podejmowania decyzji przez zarząd.
Sekcja 7. Prawa głosowania
Każdy członek ma prawo do oddania jednego głosu na każdą przedstawioną do glosowania propozycję. Głosowanie na prawidłowo zwołanych zebraniach powinno być werbalnym głosowaniem. Jakkolwiek, wybory na dyrektorów zarządu powinny być oddane w formie pisemnego mandatu.
Sekcja 8. Przebieg zebrania
Zebrania członków będą odbywać się pod przewodnictwem prezesa organizacji, a podczas jego nieobecności, vice-prezesa. Jeżeli żaden z nich nie jest obecny, przez przewodniczącego wybranego przez większość członków zarządu obecnych na zebraniu. Sekretarz organizacji będzie sekretarzem na każdym zebraniu członków. W czasie jego nieobecności, przewodniczący zebrania wyznaczy inną osobę która będzie pełniła obowiązki sekretarza.
Zebrania powinny przebiegać zgodnie z porządkiem Robertsa, jeżeli nie jest to sprzeczne z kodeksem prawnym, zarządzeniami organizacji lub prawami stanowymi.
Artykuł VII. Stanowiska zarządu
Sekcja 1. Stanowiska
Zarząd organizacji tworzą: prezes, vice-prezes, sekretarz, księgowy i skarbnik.
Sekcja 2. Wybory i czas kadencji
Prezes zarządu jest liderem organizacji.
Pozostałe stanowiska w zarządzie będą obsadzone poprzez wybór lub mianowanie z obecnych członków zarządu na pierwszym zebraniu w roku fiskalnym. Czas kadencji dla przedstawicieli wynosi jeden rok.
Zarząd jest uprawniony do mianowania sekretarza i księgowego spośród kwalifikujących się członków organizacji, jeżeli wybrani członkowie zarządu nie podejmą się sprawowania tych funkcji.
Sekcja 3. Wakaty
Nieobsadzone stanowiska czlonków zarządu z powodu śmierci, rezygnacji, czy usunięcia z urzędu, powinny być wypełnione poprzez wybory lub mianowanie spośród urzędujących członków zarządu na ich regularnym lub specjalnie zwołanym zebraniu zarządu. Jeżeli stanowisko zwolnione zostało z powodu śmierci, rezygnacji, czy usunięcia z urzędu wtedy to stanowisko powinno być obsadzone wcześniej niż jakiekolwiek inne wolne stanowisko zarządu.
- 10 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
Sekcja 4. Obowiązki prezesa
Prezes:
a. Jest głównym przedstawicielem wykonawczym organizacji oraz nadzoruje i kontroluje wszystkie wydarzenia w organizacji oraz wszystkie czynności członków zarządu organizacji.
b. Przewodzi zarządowi.
c. Sprawuje wszystkie obowiązki należące do tej funkcji i wszystkie inne obowiązki które mogą być wymagane przez prawo, kodeks prawny organizacji i zarządzenia organizacji, oraz takie które mogą być powierzone sporadycznie przez zarząd.
d. Przewodniczy wszystkim zebraniom zarządu i wszystkim zebraniom członków organizacji.
e. Jeżeli nie jest to inaczej zastrzeżone przez kodeks prawny organizacji, zarządzenia organizacji, lub prawa stanowe Utah, prezes w imieniu organizacji zajmuje się długami, kredytami, obligacjami, kontraktami, czekami i innymi sprawami które mogą być czasami powierzone przez zarząd.
Sekcja 5. Obowiązki vice-prezesa
Vice-prezes:
a. Koordynuje prace wszystkich komitetów i zdaje sprawozdanie zarządowi z ich działalności.
b. Pod nieobecność prezesa albo w przypadku jego niedyspozycji lub odmowy wykonania pracy, vice-prezes przejmuje obowiązki prezesa. W tym czasie ma wszystkie uprawnienia takie jakie ma prezes oraz wszystkie ograniczenia przynależące do tej funkcji.
c. Ma również inne prawa i obowiązki, takie które mogą być wymagane przez prawo, kodeks prawny organizacji i zarządzenia organizacji, lub te które mogą być sporadycznie powierzone przez zarząd.
Sekcja 6. Obowiązki sekretarza
Sekretarz:
a. Poświadcza i przechowuje w biurze organizacji lub miejscu wyznaczonym przez zarząd, oryginał lub kopię aktualnych zarządzeń organizacji.
b. Przechowuje książkę sprawozdań ze wszystkich spotkań zarządu i spotkań członków organizacji, i jeżeli jest to wymagane, spotkań komitetów zarządu. W książce sprawozdań są zapisane informacje o czasie i miejscu zebrania, o typie zebrania (regularne czy specjalne), o sposobie w jaki zostało zwołane, o sposobie w jaki powiadomiono zainteresowanych, nazwiska obecnych albo reprezentowanych na spotkaniu osób, oraz informacje o przebiegu zebrania.
c. Dostarcza sprawozdania z pracy zarządu do biuletynu informacyjnego organizacji.
d. Nadzoruje aby wszystkie zawiadomienia były dostarczone zgodnie z zarządzeniami organizacji.
e. Jest nadzorcą wszystkich protokołów i stempla organizacji i stempluje wszystkie dokumenty organizacji zgodnie z zarządzeniami i kodeksem organizacji.
15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 11 -
f. Udostępnia zainteresowanym członkom zarządu, przedstawicielom i prawnikom zarządzenia organizacji i protokoły z działalności członków zarządu.
g. Ma również inne prawa i obowiązki, takie które mogą być wymagane przez prawo, kodeks prawny organizacji i zarządzenia organizacji, lub te ktore mogą być sporadycznie powierzone przez zarząd.
Sekcja 7. Obowiązki księgowego
Księgowy:
a. Posiada i prowadzi książkę członkowstwa zawierającą nazwisko i adres każdego członka organizacji. W przypadku zakończenia członkowstwa, zapisuje te informacje w książce członkowskiej z zaznaczeniem daty kiedy takie członkowstwo ustało.
b. Przyjmuje i wydaje zaświadczenia o przyjęciu pieniędzy składkowych i pięniedzy otrzymywanych przez organizację z innych źródeł.
c. Utrzymuje dokładną ewidencję własności organizacji, transakcji biznesowych, włączając wyliczenie jej kapitalu, długów, pokwitowań, kontraktów, zysków i strat.
d. Udostępnia wszystkim zainteresowanym członkom zarządu, lub ich prawnikom, książkę członkowstwa i książki rachunkowe.
e. Udziela prezesowi i członkom zarządu, kiedykolwiek o to poproszą, informacji o transakcjach i stanie finansowym organizacji.
f. Przygotowuje, lub zleca przygotowanie i zatwierdza bilanse finansowe, jeżeli takowe wymagane są do sprawozdań.
g. Ma również inne prawa i obowiązki, takie które mogą być wymagane przez prawo, kodeks prawny organizacji i zarządzenia organizacji, lub te które mogą być sporadycznie powierzone przez zarząd.
Sekcja 8. Obowiązki skarbnika
Skarbnik:
a. Jest odpowiedzialny i nadzoruje fundusz organizacji w bankach, spółkach powierniczych i innych instytucjach wyselekcjonowanych przez zarząd.
b. Rozprowadza fundusze organizacji, tak jak zadecyduje o tym zarząd, i pobiera pokwitowania za te rozprowadzenia.
c. Udostępnia wszystkim interesowanym członkom zarządu, ich przedstawicielom i prawnikom, zapisy finansowe.
d. Udziela prezesowi i członkom zarządu, kiedykolwiek o to poproszą, wykazu wszystkich transakcji finansowych i informacji o stanie finansowym organizacji.
e. Ma również inne prawa i obowiązki, takie które mogą być wymagane przez prawo, kodeks prawny organizacji i zarządzenia organizacji, lub te które mogą być sporadycznie powierzone przez zarząd.
Sekcja 9. Wynagrodzenia
Członkowie zarządu pełnią swoje funkcje bez wynagrodzenia, jednak powinni być oni kompensowani za wydatki poniesione przez nich w czasie wypełniania swoich obowiązków.
- 12 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
Zarząd ma prawo zadecydować o wynagrodzeniu dla przedstawicieli wyznaczonych przez zarząd spośród członków organizacji. Wynagrodzenia tych przedstawicieli powinny być odpowiednie do usług wykonanych dla organizacji.
Artykuł VIII. Komitety
Sekcja 1. Komitet Wykonawczy
Na pierwszym zebraniu zarządu w roku finansowym, powołany będzie komitet wykonawczy składający się z prezesa, vice-prezesa i sekretarza.
Komitet wykonawczy ma ograniczoną władzę. Każda decyzja komitetu wykonawczego musi być zatwierdzona na zebraniu zarządu.
Sekcja 2. Komitety stałe
Organizacja powołuje stałe komitety w zależności od potrzeb organizacji:
a. Komitet Młodzieży i Edukacji
b. Komitet Biblioteki i Środków Masowego Przekazu
c. Komitet Pomocy Społecznej
d. Komitet Kuturalny
Sekcja 3. Komitet Nominacyjny
Każdego roku, zarząd wyznacza komitet nominacyjny, składający się przynajmniej z trzech osób, z czego dwie z nich nie mogą być członkami zarządu. Obowiązkiem takiego komitetu jest rozpatrywanie kwalifikacji osób na kandydatów do zarządu i uzyskanie od nich zgody na sprawowanie tej funkcji. Ilość kandydatów powinna być conajmniej dwa razy większa niż ilość funkcji do obsadzenia.
Sekcja 4. Inne komitety
Organizacja może posiadać również inne komitety, wyznaczone decyzją zarządu. Komitety te mogą być obsadzone osobami które nie wchodzą w skład zarządu i mogą mieć funkcję doradczą dla zarządu.
Sekcja 5. Zebrania i działanie komitetów
Zebrania i działanie komitetów będą odbywać się zgodnie ze statutem i przepisami organizacji.
15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 13 -
Artykuł IX. Zarządzanie rachunkami terminowymi,
funduszami i kontraktami
Sekcja 1. Zarządzanie kontraktami
Zarząd może upoważnić każdego przedstawiciela organizacji do zawarcia kontraktu albo wykonania i dostarczenia kontraktu w imieniu i na rzecz organizacji. Takie upoważnienie może być generalne albo ograniczone tylko do specyficznych czynności. Bez upoważnienia organizacji, żaden przedstawiciel lub pracownik nie może zawierać żadnych umów wiążących organizację i jej finanse, ani pod żadnym pozorem nie może czynić organizacji odpowiedzialnej finansowo.
Sekcja 2. Czeki i obligacje
Czeki, przelewy, skrypty, faktury do zapłat i inne dowody zobowiązań organizacji muszą być podpisane przez skarbnika i kontrasygnowane przez prezesa lub vice-prezesa organizacji.
Sekcja 3. Lokaty
Wszystkie fundusze organizacji będą wpłacane okresowo na konta organizacji w bankach, funduszach powierniczych i innych instytucjach wyznaczonych przez zarząd.
Sekcja 4. Darowizny
Zarząd może przyjąć na rzecz organizacji każdą darowiznę, prezent i zapis i przeznaczyć to na niedochodowe cele organizacji.
Każdy plan pozyskania pieniędzy od sponsorów musi być zaaprobowany na zebraniu członków organizacji.
Artikuł X. Protokoły i raporty organizacji
Sekcja 1. Utrzymywanie protokołów organizacji
Organizacja będzie trzymać:
a. Protokoły ze wszystkich spotkań zarządu, komitetów i członków organizacji z uwzględnieniem miejsca i czasu zebrania, informację czy było to zebranie regularne czy specjalne, jak było zwołane, w jaki sposób powiadomiono uczestników, listę nazwisk wszystkich obecnych na zebraniu, oraz sprawozdanie z przebiegu zebrania.
b. Poprawne książki i zapisy rachunkowe włączając rachunki własności, transakcji biznesowych, rachunki kapitałowe, obciążenia, pokwitowania, kontrakty, zyski i straty.
c. Listę członków organizacji z podaniem nazwiska, adresu, rodzaju członkowstwa i daty zakończenia członkowstwa.
- 14 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
d. Kopię statutu organizacji i przepisów organizacji z aktualnymi poprawkami, z możliwością udostępnienia ich zainteresowanym członkom organizacji.
Sekcja 2. Prawa inspekcyjne członków zarządu
Każdy członek zarządu ma prawo sprawdzić i skopiować wszystkie książki, akta, dokumenty różnego rodzaju, oraz zrobić przegląd własności organizacji.
Sekcja 3. Prawa inspekcyjne członków organizacji
Każdy członek organizacji ma prawo inspekcji jeżeli taka inspekcja jest właściwie uzasadniona. Prawa inspekcyjne obejmują:
a. Prawo przeglądu listy nazwisk, adresów i prawa wyborczego członków organizacji;
b. Prawo inspekcji ksiąg, akt, protokołów zebrań członków zarządu, komitetów i członków organizacji.
Prawa inspekcyjne mogą być udzielone po uprzednim pisemnym wyjaśnieniu celu tej inspekcji sekretarzowi organizacji. Inspekcja powinna odbyć się w odpowiednim dla wszystkich czasie.
Sekcja 4. Okresowe sprawozdania
Zarząd czuwa nad tym aby roczne i okresowe sprawozdania wymagane przez prawo były przygotowane i dostarczone do odpowiednich instancji w stanie Utah.
Artykuł XI. Zwolnienia podatkowe
Sekcja 1. Ograniczenia działalności
Żadna działaność tej organizacji nie może być skierowana lub wpływać na ustawodawstwo, poza tą która jest dopuszczona w sekcji 501(h) IRC. Organizacja nie może angażować się lub wpływać na żadną polityczną kampanię na rzecz lub przeciwko żadnemu kandydatowi do urzędu państwowego. Dotyczy to również publikowania i rozprowadzania oświadczeń. Zgodnie z przepisami organizacji, nie może ona prowadzić żadnej działalności która nie jest zezwolona poprzez (a) zwolnienie organizacji z opłat podatkowych według sekcji 501(c)(3) IRC, albo (b) przez organizację która ma zezwolonie na odpisywanie wkładów od podatku według sekcji 170(c)(2) IRC.
Sekcja 2. Zakaz czerpania prywatnych zysków
Żadna część dochodów organizacji nie może być wykorzystana lub przekazana dla członków zarządu, urzędników, członków organizacji, lub innych osób prywatnych z wyjątkiem sytuacji w których organizacja upoważniona jest do wypłaty wynagrodzenia za wykonaną pracę, jak również wypłat związanych z popieraniem celów organizacji.
15 wrzesień 2002 Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” - 15 -
Sekcja 3. Dystrybucja własności
Po rozwiązaniu organizacji i po opłaceniu wszystkich długów i zobowiazań, pozostałe własności organizacji muszą być rozprowadzone do jednej lub kilku organizacji o podobnym profilu działalności jak jest to określone w sekcji 501(c)(3) IRC, albo do rządu federalnego, stanowego, lub lokalnego na cele publiczne. Taka dystrybucja musi być przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa stanowego.
Sekcja 4. Wymagania i ograniczenia prywatnej fundacji
W każdym roku podatkowym w którym organizacja ta jest prywatną fundacją według sekcji 509(a) IRC, organizacja:
a. Musi rozprowadzić swój dochód w takim czasie i w taki sposób żeby nie być opodatkowaną według sekcji 4942 IRC;
b. Nie może angażować się w żadną działalność przynoszącą dochody jak jest to ujęte w sekcji 4941(d) IRC;
c. Nie może utrzymywać żadnych udziałów biznesowych jak jest to ujęte w sekcji 4943(c) IRC;
d. Nie może prowadzić żadnych inwestycji które mogłyby spowodować jej opodatkowanie jak jest to ujęte w sekcji 4944 IRC;
e. Nie może przeprowadzać żadnych opodatkowanych wydatków tak jak jest to ujęte w sekcji 4945(d) IRC.
Artykuł XII. Uaktualnienie przepisów
Uaktualnienie przepisów organizacji może się odbyć się poprzez aprobatę w głosowaniu dwóch-trzecich obecnych na zebraniu członków organizacji. Może to być zebranie regularne lub specjalnie zwołane.
Karty wyborcze określające proponowane zmiany będą rozesłane lub dostarczone w taki sam sposób w jaki jest ogłoszone zebranie członkowskie.
Artykuł XIII. Interpretacja i warunki
Jeżeli występuje konflikt między przepisami organizacji i artykułami inkorporacji, artukuły inkorporacji są nadrzędne.
Jeżeli jakakolwiek część przepisów organizacji była unieważniona, pozostałe przepisy pozostają prawomocne.
Wszystkie odnośniki w tych przepisach do artykułów organizacji odnoszą się do dokumentów tej organizacji złożonych w stanie Utah.
- 16 - Statut organizacji „Razem – Stowarzyszenie Polaków w Utah” 15 wrzesień 2002
Wszystkie odnośniki w tych przepisach do sekcji IRC są ujęte w IRC (Internal Revenue Code) z roku 1986 uaktualnianego okresowo.
Przyjęcie statutu
My niżej podpisani będąc początkującą grupą założycielską organizacji, zgadzamy się i niniejszym przyjmujemy powyższe zarządzenia na które składa się 15 poprzednich stron jako zarządzenia obowiązujące w tej organizacji.
Data: 15 wrzesień 2002
R. Lucjan Łaniewski
Marek Kazimierz Jagiełło
Bogusław Sarnecki
Krzysztof Kubica
S. Piotr Skorut
Józef A. Ottowicz
Zygmunt Krzysztof Sochman